In een gesprek met een klant over de e-mailcursus hadden we het over hoeveel tijd het nu ging kosten om een presentatie te maken volgens de ‘7 breinboosts’. Tja, een lastige vraag voor iemand zoals ik die daar al behoorlijk handigheid in heeft gekregen. In deze manier van werken ben ik inmiddels zelf expert geworden. Dan is het soms moeilijk om in te schatten wat voor tijd het voor een ander kost om hetzelfde effect te bereiken. Maar hij zetten me wel aan het denken. Ik heb geprobeerd mijn eigen overwegingen bij het maken van een presentatie boven water te krijgen.

In al mijn activiteiten word ik er voor betaald om zo veel mogelijk impact te hebben. Om dat te bereiken, kost dat inderdaad tijd. Het eeuwige dilemma tussen kwaliteit en tijd dient zich altijd aan.

Zo las ik dat het maken van een presentatie gemiddeld 8 keer zo veel tijd kost als het uitvoeren van de presentatie. Dus … Een presentatie van een uur, kost je dan dus een hele werkdag voorbereiden. Vind jij dat ook zo veel?

Ik moet eerlijk toegeven dat ik er eerst van schrok. Tot ik later mijn eigen realiteitscheck naast hield. Want al is het 20% minder, dan nog. Het vraagt tijd. Alleen al om soms een presentatie te laten ‘rijpen’. Het vraagt zowel tijd om het te maken, maar bovenal kost het tijd om je verhaallijn te ontwerpen en er nog eens een aantal losse gedachten op los te laten.

Vraag voor mij is dan ook ‘Hoe en wat wil je dat er uit de presentatie wordt onthouden?’ Kortom: ‘Welke impact wil jij met je presentatie hebben?’

Een drietal overwegingen neem ik altijd mee in hoeveel tijd ik investeer. Welke overwegingen neem jij mee?

1. Wat moet het effect zijn van jouw presentatie?
Het maakt nogal uit of ik met een groep eenmalig of vaker om de tafel zit. Voor mij zit het verschil er dan vooral in of ik de gelegenheid heb om te herhalen en te verdiepen.

Zie je een groep maar 1 keer? Haal dan alles uit de kast om te zorgen dat jouw boodschap blijft plakken! Soms ook letterlijk … Je krijgt maar een keer de gelegenheid om je ‘punt’ te maken. Dan kan je die kans niet aan je voorbij laten gaan. Zeker als je er voor betaald wordt om impact te hebben, dan kan en mag je hier niet op bezuinigen! Dit is je werk! Of zich dat nu meteen uitbetaald of op de lange duur …

Zie je een groep vaker? Kijk dan vooral wat de rode draad is in de presentaties die je geeft. Investeer daar qua beeldgebruik in, zodat die beelden als een soort kapstok gaan werken. Een keer een sheet met daarin een opsomming of wat meer tekst wordt je dan ook vast vergeven …

Als je de gelegenheid hebt om te herhalen, maak daar dan ook gebruik van! Herhalen is een van de meest ondergewaardeerde principes bij leren en onthouden, maar zonder herhaling geen onthouden! Schrap het dus niet direct op basis van ‘tijdgebrek’, maar investeer in een gevarieerde herhaling van je boodschap.

2. Hoe vaak ga je deze presentatie gebruiken?
Daarnaast is er de vraag ‘Ga ik (delen van) deze presentatie vaker gebruiken?’ Zo ja, dan investeer je dus je tijd over meer dan voor één keer. En dan wordt de balans van jouw tijdsinvestering letterlijk anders. Calculeer het direct mee in je tijdsinvestering. De volgende keer dat je het gebruikt kan je je dan echt richten op de aanpassingen voor de doelgroep, maar niet meer op het verhaal zelf.

Gebruik je een presentatie maar eenmalig? Wees dan op voorhand direct kritisch op je eigen verwachtingen van het effect van je presentatie. Je afvragen wat het nut van de presentatie is, is en blijft een goeie vraag! Het helpt dan in ieder geval om goed focus aan te brengen. Begin je presentatie dan meteen met je hoofdboodschap en zorg dat je die herhaalt en onderbouwd. Blijf je bij het ontwerpen telkens afvragen ‘is dit direct ondersteunend aan mijn hoofdboodschap of is dit een zijweg?’. Beperk je presentatie tot de ‘hoofdweg’!

Vaak worden presentaties ook ingezet om de laatste cijfers en resultaten inzichtelijk te maken. Als er veel dynamiek in die gegevens zit, dan is het de moeite waard om je juist te richten op een ‘format’ wat impact heeft qua weergave. Maak niet iedere keer weer een nieuw overzicht, maar bouw voort op de vorige! Ook dat is een manier van ‘consistentie’. Tegenwoordig zijn er heel veel sites waar je je eigen infographics kunt maken.
3. Hoeveel tijd is je gegund?
Als je kwaliteit net zoals ik hoog in het vaandel hebt staan, is dit een lastige. Want dit gaat over ‘goed is goed genoeg’ en ‘ja, het kan altijd beter, maar nu even niet!’ (En laat ik netjes zeggen dat ik dit vooral ook vaak voor mijzelf moet herhalen!)
Als je jezelf vooraf een bepaalde tijd gunt of beperkte tijd beschikbaar hebt, werk dan veel vanuit één centraal beeld. Leg jezelf dan de beperking op om op zoek te gaan naar dat ene beeld. Daar wordt je verhaal ook zeker sterker van!

Als het even kan, deel dan die tijd dat je er mee bezig kan zijn op in kleine blokjes op. In plaats van in één keer de totale tijd. Dat levert je meer tevredenheid op, omdat je ook nog gebruik maak van de ‘nasuddertijd’ die er zit tussentijds. Zelfs als je met heel iets anders bezig ben, blijft je brein op de achtergrond nog wel even ‘op de achtergrond actief’ en daaruit kan zo maar weer tijd bespaart kunnen worden. Alle ‘staren naar het scherm-tijd en de ‘ik-weet-het-even-niet-tijd’ kan je dan in ieder geval gebruiken voor iets anders …


Kortom, het maken van presentaties met impact kost tijd. Als je niet aan kwaliteit wilt inboeten, maar wel aan effectiviteit wilt winnen, hoop ik dat de bovenstaande tips je verder kunnen helpen.